Business Case als Entscheidungshilfe für IT-Investitionen

Notwendige Investitionsentscheidungen sind komplex und oft stehen nicht alle erforderlichen Daten zur Verfügung, doch Fehlentscheidungen können sich sehr negativ auswirken. Im Wettbewerb um Geld und Zeit mit anderen vielversprechenden Investitionen kann die Entscheidung für eine minderwertige Option den Erfolg und den Innovationsgeist eines Unternehmens lähmen.

Im Rahmen des Digital Core Designs bewertet hpo grosse IT-Investitionen mit einem systematischen Business-Case-Ansatz zur Entscheidungsfindung, die mit der Entwicklung der Datengrundlage an Robustheit gewinnen.

In einem konkreten Fall wurde hpo von einem multinationalen Unternehmen beauftragt, die Kosten, den Nutzen sowie die erwartete Rendite einer geplanten konzernweiten IT-Lösung zu bewerten, die eine Ebene der Automatisierungspyramide (Siehe Abb. 1) des Unternehmens darstellt. Dies diente als Grundlage für eine fundierte Investitionsentscheidung im Einklang mit der Strategie und dem Innovationsplan des Unternehmens.

Abb. 1: Automatisierungspyramide

Vorgehen

Um die wirtschaftlichen Vorzüge der IT-Lösung zu bestimmen, mussten sowohl die Vorgaben als auch die angestrebten Ergebnisse des Projektes fundiert verstanden werden. Zu diesem Zweck wurde ein ausführlicher Projektentwurf im Hinblick auf die monetären Kosten und andere Ressourcenanforderungen bewertet.

Was die erwarteten Ergebnisse der Implementierung betrifft, wurden sowohl quantitative Aspekte (z. B. Kosteneinsparungen) als auch qualitative Faktoren (z. B. Time-to-Market oder Kundenzufriedenheit) berücksichtigt.

Bei der Erarbeitung jeglicher Art von Business Case besteht eine der grössten Herausforderungen darin, die Auswirkungen einer Lösung trotz knapper Daten klar zu verstehen. hpo löst dieses Problem durch eine Kombination von Falldaten von vergleichbaren IT- Implementierungen mit Erfahrungen von Fachleuten.

Die Durchführung von ausführlichen Interviews mit den wichtigsten Experten aus dem Anwendungsbereichs der IT-Lösung ermöglichte dem Projektteam ein gründliches Verständnis der aktuellen Herausforderungen sowie der potenziellen Auswirkungen der Lösungen. Das Bild wurde anhand verfügbarer Daten zu einem Ist-Soll-Vergleich gefestigt.

Bei grossen IT-Projekten empfiehlt hpo den Detaillierungsgrad des Business Cases laufend weiterzuentwickeln, sobald beispielweise erste Erfahrungen aus dem Pilotprojekt vorliegen. Die Durchführung eines Pilotprojektes in einem abgrenzbaren Bereich kann wertvolle Informationen darüber liefern, welche Funktionen der Lösung die grösste Wirkung erzielen. Dadurch wird eine genauere Vorhersage der finanziellen Leistung der Investition möglich und die Programmmanager können den Einführungsplan weiter verfeinern.

Resultat

Auf rein monetärer Basis zeigte die hpo-Analyse eine erwartete Kapitalrendite innerhalb von etwa fünf Jahren auf. Gleichzeitig identifizierte der ganzheitliche Ansatz von hpo die grössten Risiken, einschliesslich eines erheblichen Personalaufwands im Rahmen des Programms. Auf dieser Grundlage war es dem Kunden möglich, eine sachlich fundierte Entscheidung zu treffen.