Supply Chain Management im Spital

Schweizer Spitäler bewegen sich in einem anspruchsvollen Marktumfeld. Die hohen und immer noch steigenden Gesundheitskosten, die zunehmende Sensibilität der Bevölkerung für Qualität und Kosten der Behandlung bei gleichzeitig begrenzter Vergütung, Ressourcenmangel sowie der erhöhte Wettbewerbsdruck stellenhohe Anforderungen an die Effizienz der Leistungserbringung. Medizinische Exzellenz und Versorgungssicherheit müssen mit betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten vereinbart werden.

Unser Fallbeispiel handelt von einer grossen Zentrumsspitalgruppe im Mittelland. Die Einkaufsorganisation ist historisch gewachsen und stösst an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit. Die Beschaffungsprozesse werden von den Bedarfsträgern als kompliziert und benutzerunfreundlich wahrgenommen. Die Komplexität in der Beschaffung steigt, einerseits aus der Notwendigkeit und andererseits aus den Lebenszyklen der Produkte heraus (Siehe Abb. 1). COVID-19 hat ganz klar die Grenzen der Leistungsfähigkeit aufgezeigt. Um das nötige Potenzial für künftige Spitzenleistungen freizusetzen, braucht es einen grundlegenden Wandel. Dabei sind Versorgungssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Qualität in Einklang zu bringen.

Das übergeordnete Projektziel war die Steigerung der Effektivität und Effizienz des Einkaufs, um die Versorgungssicherheit des Spitals zu gewährleisten. Die Kundin wünschte sich die Entwicklung und Einführung eines schlanken Supply Chain Managements (Siehe Abb. 2). Das Supply Chain Management umfasst Strategische und Operative Beschaffung sowie Inbound-, Intra- und Outbound-Logistik. Prozesse, Organisation und Systeme sollten optimiert und auf die Kernprozesse des Spitals abgestimmt werden.

Um diese Ziele zu erreichen, wurden folgende Handlungsfelder adressiert:

1. Prozesse: Optimieren und steuern

• Prozesse auf SCM-/Unternehmensstrategie und Kernprozesse ausrichten
• SCM als integrierten End-to-end-Prozess gestalten
• Prozesse standardisieren und vereinfachen
• Strategischen und operativen Einkauf funktional trennen
• Einhaltung der Prinzipien sicherstellen (Governance)

2. Mitarbeitende: Kompetenzen stärken, Zusammenarbeit verbessern

• Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
• Kompetenzen durch Schulung und Trainings stärken
• Prozess-Owner als Ansprechpartner und Verantwortliche für die Einhaltung und Weiterentwicklung einsetzen
• Kommunikation und Verständnis zwischen den Beteiligten verbessern
• Anforderung an die IT definieren

3. Waren- und Lieferantenportfolio: Komplexität und Aufwand reduzieren, Kapitalbindung optimieren, Versorgung sichern

• Warengruppenstrategie definieren
• Warengruppen standardisieren und bereinigen; Warenportfolio optimieren
• Lieferanten- und Vertragsmanagement optimieren

Durch einen ganzheitlichen Designansatz konnte aus vorhanden Bausteinen ein durchgängiges Supply Chain Management gestaltet werden. Dabei wurden Zielbild, Change Story, Prozesse sowie Rollen und Verantwortlichkeiten aufeinander abgestimmt. Die Einbindung aller relevanten Funktionen in die Lösungsentwicklung – Logistik, Beschaffung, strategischer Einkauf sowie medizinische und andere technische und infrastrukturelle Bedarfsträger – resultiert in einer hohen Akzeptanz der Lösung. Gemeinsam wurden die Soll-Prozesse modelliert und anhand von konkreten Geschäftsfällen getestet und optimiert.

Das Supply Chain Management verfügt heute über ein starkes Fundament mit leistungsfähigen, effizienten und flexiblen Prozessen, hoher Versorgungssicherheit und - qualität sowie attraktiven Berufsprofilen und ist bereit für künftige Herausforderungen (Abb. 3):

• Die Supply Chain Prozesse sind durchgängig, schlank und einfach und damit für Mitarbeitende und interne Kunden klar und verständlich
• Standardisierung und End-to-end-Betrachtung führen zu Effizienzsteigerungen über die gesamten Beschaffungs- und Logistikaktivitäten
• die Zusammenarbeit innerhalb des SCM und mit den Bedarfsträgern wurde verbessert; die Bedarfsträger an der Front sind entlastet und können sich auf die Patientenversorgung konzentrieren
• die Stellung des Einkaufs gegenüber Lieferanten und internen Anspruchsgruppen ist gestärkt
• mit der SCM-Governance verfügt das Spital über ein wirksames Tool zur Beibehaltung der Effizienzgewinne, Zusammenarbeit an den Schnittstellen und Weiterentwicklung des SCM.