Soutien de la direction de projets principaux pour la réalisation de succès de sous-projets interdépendants

Branche: Administration publique, Office Fédéral

Taille du client: Env. 230 collaborateurs

Défis:

• Besoin de coordination entre différents sous-projets lors d'une complète réorganisation
• Manque de ressources pour la gestion de projet, du changement, des mesures de communication, etc.

Approche:

• Coordination des sous-projets sur le contenu et dans le temps
• Soutien administratif et thématique des gestionnaires des projets principaux et des sous-projets
• Contrôle de projet, y compris les rapports
• Surveillance continue des risques des projets principaux; évaluation, traitement & empêchement de ces risques
• Soutien du chef de projet dans les mesures de Change Management ainsi que pour les mesures internes & externes de communication

Résultats:

• Introduction couronnée de succès de la nouvelle organisation au moment planifié
• Haute acceptation du nouveau système de gestion dans toute l'office fédéral

Raymond Cron Directeur, Office Fédérale de l’Aviation Civile

Des processus efficaces pour l’OFAC de l’avenir

„On attend de l’Office Fédéral de l’Aviation Civile qu’il fait avancer de manière compétente et efficace et de haute qualité la sécurité et la promotion de l’aviation suisse. Pour faire face à ces défis il faut des processus standardisés et efficaces avec des responsabilités clairement définies. Le modèle d’entreprise conçu et réalisé à l’aide de HPO ainsi que le système de gestion produisent les conditions idéales pour un fonctionnement optimal de l’OFAC.“

Construction d'une organisation de pilotage et de support efficace

Branche: Administration européenne

Taille du client: Pas donné

Défis:

• Efficacité manquante des fonctions de support
• Structures développées au cours du temps
• Beaucoup de redondances

Approche:

• Elaboration d’une transparence sur les services de support (Support Performance Check-up)
• Constitution d’une organisation de pilotage et de support optimale avec des synergies et des interfaces claires

Résultats:

• Création de la transparence
• Premier consensus général pour une organisation de support et de pilotage
• Quantification des potentiels d’amélioration en élaboration

Victor M. Aguado Directeur général, Eurocontrol

HPO comme partenaire à succès pour le développement et l'implémentation de la stratégie 

"EUROCONTROL, l'organisation européenne pour la coordination centrale du contrôle du trafic aérien, se voit face à un nombre d'exigences considérables qu'il faut surmonter avec une préparation solide ainsi qu' une gestion de ressources efficace. La gestion senior a décidé d'avoir recours aux services d'un bureau de consultants fortement recommandé pour orienter les services et les fonctions de support de manière à ce que l'organisation puisse réussir dans l'avenir.

Pendant plusieurs mois HPO a travaillé sur place chez EUROCONTROL, a interviewé des personnes clés, a optimisé des processus internes avec un maximum de synergies et d'efficacité et les a réorientés. Les recommandations comprenaient ,entre autres, l'introduction de nouvelles structures pour améliorer la relation avec des groupes d'intérêt parce que ceux-ci sont de l'importance décisive pour des organisations internationales. De plus, une unité 'Corporate Business Planning' a été prévue afin de soutenir la gestion senior dans l'élaboration et l'implémentation des décisions stratégiques et d'encourager le processus de développement de l'organisation en général. Les consultants de HPO étaient particulièrement appréciés à cause de leur faculté de vite comprendre les relations fondamentales ainsi que de leur capacité d'atteindre un accord et sans aucun doute leur travail se révélera décisif pour la consolidation de l'activité principale d'EUROCONTROL."

Basierend auf fundierten Strukturanalysen praktikable Optionen als Entscheidungsgrundlage erarbeitet

Branche: Gesundheitswesen

Klientengrösse: > 95'000 Patiententage p.a.

Herausforderungen:

• Sicherstellung der kantonalen Grundversorgung bei steigenden Spitalkosten und Krankenkassenprämien
• Betrachtung und Bewertung der mittelfristigen Kosten und des Investitionsbedarfs

Vorgehensansatz:

• Analyse der IST-Situation der kantonalen Spitallandschaft
• Abschätzung und Klassifizierung der Trends im Gesundheitswesen und der Auswirkungen auf die kantonale Spitallandschaft
• Identifikation und grobe Bewertung der vier attraktivsten Szenarien
• Detaillierte Ausarbeitung und Beurteilung der vier attraktivsten Szenarien

Dauer: 3 Monate

Resultate:

• Vier unterschiedliche Szenarien detailliert ausgearbeitet, inklusive Abschätzung der Kostenentwicklung und des Investitionsbedarfs
• Szenarien erfüllen Kostensenkungsvorgaben und unterscheiden sich in Bezug auf die Bewertungskriterien Wirtschaftlichkeit, Qualität und Machbarkeit
• Strukturbericht als fundierte Entscheidungsgrundlage zuhanden der kantonalen Regierung

Coach pour le design d'entreprise dans le transport public

Branche: Administration publique

Défis:

• Répartition des tâches sur trois départements avec de différents objectifs, de grand besoin de coordination et une planification financière compliquée
• Accord des différents points de vue nécessaire (sécurité routière, trafic public, aspects infrastructurels)

Approche:

• HPO en tant que coach des méthodes et Sparring-partner
• Définition des processus principaux sur la base des tâches définies de l’administration
• Constitution du modèle des processus commerciaux ( Macro-design) par la méthodologie éprouvée de HPO 5M©
• Dérivation de l’organisation de structure orientée processus

Résultats:

• Concentration des activités dans les départements introduits : besoin de la mobilité, planification du trafic et pilotage du trafic
• Des processus élaborés en détail avec des rôles et responsabilités clairs
• Un modèle de processus logique pour l’administration et une organisation en dérivée déterminent son fonctionnement

PD Dr. Dominik Egli Secrétaire de département dans le département de la construction de Bâle-Ville

Ready to go – Réorgansiation de l’office de la mobilité

«Le design d’organisation basé sur les processus n’est pas encore très répandu dans l’administration publique. C’est la raison pour laquelle l’équipe de projet était d’abord un peu sceptique concernant la démarche planifiée. Au cours du projet il devenait toujours de plus en plus clair comment une approche conséquente et basée sur les processus soutenait l’atteinte des objectifs. Ce qui a contribué largement au succès du projet c’étaient aussi l’engagement considérable et la compétence de Change Management de HPO.»

Etablissement d'un fundraising professionnel dans la domaine de formation

Branche: Formation tertiaire

Taille du client: >1 Mrd CHF de chiffre d'affaires par an

Défis:

• Stagnation des contributions financières publiques
• Augmentation des coûts dans l'éducation et la recherche

Approche:

• Préparation d'une stratégie de collecte de fonds
• Établissement de structures et processus pour une collecte de fonds efficace
• Coaching des responsables de la branche ainsi que de l'instance de surveillance

Résultats:

• Établissement d'un nouveau domaine Fundraising
• Démarrage d'activités professionnelles de collectes de fonds
• Première promesses substantielles de donateurs

Gestion intérimaire solide liée à des optimisations d'organisation et de processus 

Branche: Public

Taille du client: ~12'000 habitants 

Défis:

• Garantie du bilan de fin d'année dans les délais convenus après des départs personnels avec une perte de savoir important dans la section financière
• Détermination des potentiels d'optimisation de processus pas documentés et de rôles pas clairs

Approche:

• Enregistrement solide de la situation actuelle avec tous les rôles
• Garantie du travail opératif par une gestion intérimaire
• Elaboration des options d'action pour une optimisation de la situation actuelle

Durée: 18 mois

Résultats:

• Bilan de fin d'année dans les délais convenus (plus tôt que dans les années précédentes)
• Nombre réduit d'interfaces simplifiées avec d'autres départements
• Optimisation de l'offre de services de la section financière
• Automatisation de l'enregistrement et comptabilisation de plus de 1200 factures (réduction de coûts et réceptivité d'erreurs)

Regula Bach Secrétaire communal, Zollikon

Réorganisation de la commune Zollikon avec HPO 

"Ce qui était décisif pour la passation du mandat c'était que HPO a pris en charge la direction intérimaire de la section financière et a garanti le bilan de fin d'année dans les délais convenables. Le bilan de fin d'année était établi sans difficultés et plus vite que dans les années précédentes.

Nous avons cherché quelqu'un qui garde le processus entier à l'esprit et c'était la raison pour laquelle nous avons atteint notre but plus vite. Dans un premier pas il fallait présenter la situation actuelle et montrer des optimisations possibles. A cause d'une intégration étroite des agents administratifs il était possible de créer de la transparence en très peu de temps.

De plus au sein de l'administration on a réussi à susciter la disposition nécessaire pour des changements, entre autres par une communication systématique et une information sur des étapes du projet. Les nouveaux processus étaient facilités par l'introduction de nouveaux modules de logiciel. HPO a soutenu la commune dans la spécification des exigences du logiciel, dans l'implémentation et la formation des collaborateurs inclus. Grâce au soutien de HPO nous avons pu concentrer nos ressources complètement sur la mise en place d'un système de controlling de gestion et sur l'introduction d'une comptabilité générale et analytique. Dans l'avenir nous voulons dériver de ces données les bases pour des décisions non acquittées et pour la direction de la commune. Ces nouveaux instruments sont la base pour un meilleur contrôle de l'implémentation des objectifs politiques ainsi que la base pour des décisions fiscales. Avec l'intégration de HPO pour la gestion intérimaire ainsi que pour le projet de l'augmentation d'efficacité la commune de Zollikon a pris un chemin inhabituel mais prometteur." 

Design d'entreprise pour la gestion constante des groupes d'intérêts

Branche: Marketing d'endroit

Taille du client: 20 – 30 collaborateurs

Défis:

• Coordination insuffisante des différentes institutions dans le domaine du marketing d'endroit
• Efficacité de processus insuffisante & définition peu claires de l'offre de performance
• Aucune gestion constante des groupes d'intérêts

Approche:

• Détail de la stratégie d'affaires (y compris du catalogue des performances) dans le cadre d'influence de l'organisation
• Développement du modèle de processus (Macro Design)
• Mise en évidence d'un agencement orienté processus

Résultats:

• Clarté de la stratégie d'affaires et du catalogue de performances
• Macro Design et agencement
• Propositions à débattre pour l'optimisation de la coopération des organisations dans le marketing d'endroit

Johannes Matyassy CEO, Présence Suisse

Alignement stratégique de 'Présence Suisse' consolidé avec HPO

"Présence Suisse a été fondée par le Conseil fédéral et le parlement en 2000 – avec la tâche de coordonner et de fortifier la présence de la Suisse à l'étranger. Et avec le but de transmettre une image authentique, originale et vive de la Suisse.

Après une activité de 4 ans nous avons fait un premier bilan de notre organisation avec HPO. En tant que partenaire externe HPO nous a conseillés de manière très compétente et avec beaucoup d'idées HPO a créé un résultat optimal pour une réorganisation encore plus efficace et orientée processus.

Ces changements étaient la condition pour orienter nos activités de manière plus stratégique et pour fortifier durablement la communication de location pour la Suisse."