Unterstützung der Gesamtprojektleitung zur erfolgreichen Realisierung interdependenter Teilprojekte

Branche: Öffentliche Verwaltung, Bundesamt

Klientengrösse: 230 Mitarbeiter

Herausforderung:

• Koordinationsbedarf zwischen verschiedenen Teilprojekten bei einer umfassenden Reorganisation
• Fehlende Ressourcen für Projektmanagement, Change Management, Kommunikationsmassnahmen etc.

Vorgehensansatz:

• Inhaltliche & zeitliche Koordination der Teilprojekte
• Fachliche & administrative Unterstützung der Gesamt- & Teilprojektleiter
• Projektcontrolling inkl. Reporting
• Kontinuierliches Monitoring von Grossprojektrisiken; Bewertung, Bearbeitung & Abwendung derselben
• Unterstützung des Projektleiters bei Change Management Massnahmen sowie internen & externen Kommunikationsmassnahmen

Resultate:

• Erfolgreiche Einführung der neuen Organisation zum geplanten Zeitpunkt
• Hohe Akzeptanz des neuen Management Systems im gesamten Amt

Raymond Cron Amtsdirektor, Bundesamt für Zivilluftfahrt

Effiziente Prozesse für das BAZL der Zukunft

„Vom Bundesamt für Zivilluftfahrt wird erwartet, dass es kompetent, effizient und mit hoher Qualität die Sicherheit und die Förderung der Schweizer Luftfahrt vorantreibt. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigt es standardisierte, effiziente Prozesse mit klar definierten Verantwortungen. Das mit der Unterstützung von HPO konzipierte und realisierte Geschäftsmodell sowie das Management System schaffen ideale Voraussetzungen für ein optimales Funktionieren des BAZL.“

Aufbau einer effizienten Führungs- und Supportorganisation

Branche: Europäische Verwaltung

Klientengrösse: n.a.

Herausforderung:

• Mangelnde Effizienz in Supportfunktionen
• Historisch gewachsene Strukturen
• Viele Doppelspurigkeiten

Vorgehensansatz:

• Schaffung von Transparenz über Supportleistungen (Support Performance Check-up)
• Gestaltung einer optimalen Führungs- und Support-Organisation mit Synergien und einfachen Schnittstellen

Resultate:

• Transparenz geschaffen
• Erstes Commitment zu optimaler Support- und Führungsorganisation erreicht
• Quantifizierung der Verbesserungspotentiale in Erarbeitung

Victor M. Aguado Generaldirektor, Eurocontrol

HPO als erfolgreicher Partner für die Strategieentwicklung und -umsetzung

"EUROCONTROL, die Europäische Organisation für zentrale Koordination der Luftverkehrskontrolle sieht sich mit einer Reihe von beachtlichen Herausforderungen konfrontiert, die es mit gründlicher Vorbereitung sowie effizientem Ressourcenmanagement zu begegnen gilt. Das Senior Management hat sich entschlossen, die Dienstleistungen einer wärmstens empfohlenen Beratungsfirma in Anspruch zu nehmen, um die Leistungen und Supportfunktionen so auszurichten, dass die Organisation die Zukunft erfolgreich in Angriff nehmen kann.
HPO hat während mehreren Monaten bei EUROCONTROL vor Ort gearbeitet und dabei Schlüsselpersonen interviewt und interne Prozesse mit einem Maximum an Synergie und Effizienz optimiert und neu gestaltet.
Die Empfehlungen umfassten unter Anderem die Einführung neuer Strukturen, um die Beziehung mit Anspruchsgruppen besser zu gestalten, weil diese von entscheidender Bedeutung sind für zwischenstaatliche Organisationen. Zudem wurde eine Corporate Business Planning Unit geplant, um das Senior Management bei der Erarbeitung und Umsetzung von strategischen Entscheidungen zu unterstützen und den Entwicklungsprozess der Organisation insgesamt zu fördern. Die Berater von HPO wurden insbesondere aufgrund des raschen Erkennens von grundlegenden Zusammenhängen sowie ihrer Fähigkeit zur Konsensbildung geschätzt und ihre Arbeit wird sich ohne Zweifel als entscheidend für die Stärkung des Kerngeschäfts von EUROCONTROL erweisen."

Basierend auf fundierten Strukturanalysen praktikable Optionen als Entscheidungsgrundlage erarbeitet

Branche: Gesundheitswesen

Klientengrösse: > 95'000 Patiententage p.a.

Herausforderungen:

• Sicherstellung der kantonalen Grundversorgung bei steigenden Spitalkosten und Krankenkassenprämien
• Betrachtung und Bewertung der mittelfristigen Kosten und des Investitionsbedarfs

Vorgehensansatz:

• Analyse der IST-Situation der kantonalen Spitallandschaft
• Abschätzung und Klassifizierung der Trends im Gesundheitswesen und der Auswirkungen auf die kantonale Spitallandschaft
• Identifikation und grobe Bewertung der vier attraktivsten Szenarien
• Detaillierte Ausarbeitung und Beurteilung der vier attraktivsten Szenarien

Dauer: 3 Monate

Resultate:

• Vier unterschiedliche Szenarien detailliert ausgearbeitet, inklusive Abschätzung der Kostenentwicklung und des Investitionsbedarfs
• Szenarien erfüllen Kostensenkungsvorgaben und unterscheiden sich in Bezug auf die Bewertungskriterien Wirtschaftlichkeit, Qualität und Machbarkeit
• Strukturbericht als fundierte Entscheidungsgrundlage zuhanden der kantonalen Regierung

Coach für Unternehmensdesign im öffentlichen Verkehr

Branche: Öffentliche Verwaltung

Herausforderung:

• Verteilung der Aufgaben auf drei Departemente mit unterschiedlichen Zielsetzungen, hohem Koordinationsaufwand und umständlicher Finanzplanung
• Abstimmung verschiedenster Sichtweisen (ÖV, Verkehrssicherheit, infrastrukturelle Aspekte) notwendig

Vorgehensansatz:

• HPO als Methoden-Coach und Sparring-Partner
• Definition der Hauptprozesse basierend auf den definierten Aufgaben des Amtes
• Gestaltung des Geschäftsprozessmodells (Makro-Design) mit bewährter HPO-Methodik 5M©
• Ableitung der prozessorientierten Aufbauorganisation

Resultate:

• Konzentration der Aufgaben in den neugestalteten Abteilungen Mobilitätsbedarf, Verkehrsplanung und Verkehrssteuerung
• Detailliert ausgestaltete Prozesse mit klaren Rollen und Verantwortungen
• Funktionierendes Amt dank stringentem Geschäftsprozessmodell und daraus abgeleiteter Organisation

PD Dr. Dominik Egli Departementssekretär des Baudepartements Basel-Stadt

«Ready to go» – Neugestaltung des Amts für Mobilität

«Das prozessbasierte Organisationsdesign ist in der öffentlichen Verwaltung noch nicht sehr verbreitet. Deshalb war das Projektteam zuerst auch etwas skeptisch bezüglich des geplanten Vorgehens. Im Projektverlauf wurde aber immer deutlicher, wie effektiv ein konsequenter, prozessbasierter Approach die Zielerreichung unterstützt. Wesentlich zum Projekterfolg beigetragen haben aber auch der grosse Einsatz und die Change Management-Kompetenz von HPO.»

Aufbau eines professionellen Fundraisings im Bildungswesen

Branche: Tertiärbildung

Klientengrösse: >1 Mrd CHF Umsatz p.a.

Herausforderung:

• Keine klare Strategie für Fundraising vorliegend
• Keine soliden Geschäftsstrukturen für erfolgreiche Fundraisingaktivitäten vorhanden
• Stagnierende Finanzierungsbeiträge der öffentlichen Hand
• Steigende Kosten für Bildung und Forschung

Vorgehensansatz:

• Aufbereitung der Fundraising-Strategie
• Aufbau von Strukturen und Prozessen für effizientes Fundraising
• Coaching der Bereichsverantwortlichen sowie des Aufsichtsgremiums

Resultate:

• Bereinigung Strategie (Differenz zwischen Strategie und effektiv vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen)
• Neuer Bereich Fundraising etabliert
• Professionelle Fundraising-Aktivitäten gestartet
• Erste substantiellen Zusagen von Donatoren

Solides Interimsmanagement verbunden mit Organisations- und Prozessoptimierungen 

Branche: Public

Klientengrösse: ~ 170 Mio. CHF Umsatz bei ca. 12'000 Einwohnern

Herausforderungen:

• Sicherstellung des termingerechten Jahresabschlusses nach personellen Abgängen mit kritischem Knowhow-Verlust in der Finanzabteilung
• Bestimmung von Optimierungspotenzialen von nicht dokumentierten Prozessen und ungeklärten Rollen

Vorgehensansatz:

• Solide Erfassung der Ist-Situation mit sämtlichen Rollen
• Sicherstellung der operativen Arbeit durch Interimsmanagement
• Erarbeitung von Handlungsoptionen zur Optimierung der bestehenden Situation

Dauer: 18 Monate

Resultate:

• Termingerechter Jahresabschluss (früher als in Vorjahren)
• Reduzierte Anzahl vereinfachter Schnittstellen zu anderen Abteilungen
• Optimierung des Leistungsangebotes der Finanzabteilung
• Automatisierung der Erfassung und Verbuchung von über 1‘200 Rechnungen (Reduktion von Kosten und Fehleranfälligkeit)

Regula Bach Gemeindeschreiberin, Gemeinde Zollikon

Mit HPO die Finanzabteilung der Gemeinde Zollikon neu aufgebaut

"Bei der Vergabe des Mandates war entscheidend, dass HPO die interimistische Leitung der Finanzabteilung übernahm und den termingerechten Jahresabschluss garantierte. Der Jahresabschluss wurde reibungsloser und schneller erstellt als in den Vorjahren. Wir wollten jemanden, der den Prozess als Ganzes im Auge behält, wodurch wir auch viel schneller zum Ziel kamen.

Es war das erste Ziel, die Ist-Situation darzustellen und mögliche Optimierungen aufzuzeigen. Durch die enge Einbindung der Verwaltungsangestellten wurde in kurzer Zeit Transparenz geschaffen. Zudem wurde bei der Verwaltung die notwendige Bereitschaft zur Veränderung erreicht, unter anderem durch eine systematische Kommunikation und Information über die Projektschritte.

Unterstützt werden die neuen Prozesse auch durch die Einführung neuer Software-Module. HPO unterstützt die Gemeinde insbesondere in der Spezifikation der Softwareanforderungen, bei der Implementierung und der Schulung der involvierten Mitarbeitenden.

Dank der Unterstützung von HPO […] konnten wir unsere Ressourcen vollumfänglich auf den Aufbau eines Controlling-Systems und die Einführung einer Kosten-/Leistungsrechnung konzentrieren. Aus den Daten wollen wir in Zukunft die Grundlagen für anstehende Entscheidungen und die Führung der Gemeinde ableiten können. Diese neuen Instrumente bilden die Möglichkeiten einer verbesserten Kontrolle der Umsetzung politischer Vorgaben, sowie die Basis für finanzpolitische Entscheidungen.

Mit dem Einbezug von HPO für das Interims-Management wie auch für das Effizienzsteigerungsprojekt ist die Gemeinde Zollikon einen ungewohnten, aber erfolgversprechenden Weg gegangen."

Unternehmensdesign zur durchgängigen Betreuung der Anspruchsgruppen

Branche: Standort-Marketing

Klientengrösse: 20 -30 Mitarbeiter

Herausforderung:

• Ungenügende Koordination der verschiedenen staatlichen Institutionen im Bereich des Standort-Marketing
• Ungenügende Prozesseffizienz & unscharfe Definition des Leistungsangebots
• Keine durchgängige Betreuung der Anspruchsgruppen

Vorgehensansatz:

• Detaillierung der Geschäftsstrategie (inkl. Definition des Leistungskatalogs), im von der Organisation beeinflussbaren Rahmen
• Gestaltung des Prozessmodells (Makro-Design)
• Ableitung einer prozessorientierten Aufbauorganisation

Resultate:

• Klarheit bezüglich Geschäftsstrategie und Leistungskatalog
• Makro-Design und Aufbauorganisation
• Denkanstösse zur Diskussion um die optimierte Zusammenarbeit der Organisationen im Standort-Marketing

Johannes Matyassy CEO, Präsenz Schweiz

Mit HPO die strategische Ausrichtung von Präsenz Schweiz gestärkt

«Präsenz Schweiz wurde im Jahr 2000 vom Bundesrat und Parlament gegründet - mit dem Auftrag, die Präsenz der Schweiz im Ausland zu stärken und zu koordinieren. Und mit dem Ziel, ein authentisches, originelles und lebendiges Bild der Schweiz zu vermitteln.
Nach 4-jähriger Tätigkeit haben wir zusammen mit HPO eine erste Standortbestimmung unserer Organisation vorgenommen. Als externer Partner beriet uns HPO sehr kompetent und hat mit vielen Anregungen ein optimales Resultat für eine noch effizientere und prozessorientierte Neuorganisation geschaffen.
Diese Veränderungen waren die Voraussetzung, um unsere Tätigkeiten noch strategischer auszurichten und die Landeskommunikation für die Schweiz nachhaltig stärken zu können.»